Hacia un futuro sin papeles



En la actualidad es posible reemplazar al papel en innumerables formas, pero lamentablemente estamos tan acostumbrados a su presencia que en muchos casos se sigue utilizando (como desde hace miles de años) . Las nuevas tecnologías denominadas “paperless” permiten eliminar el papel, con dos grandes ventajas: una  económica y otra ecológica.

Hace algunos años, siendo gerente de sistemas de un importante banco, implemente un sistema Workflow que nos hizo ahorrar mucho dinero y ademas nos brindo seguridad a diferentes tareas que con el tradicional papel no lo tenían. Básicamente lo que hicimos fue rediseñar procesos que involucraban papel y reemplazarlos por formularios electrónicos con diferentes "rutas" preestablecidas. Por ejemplo: en un proceso tradicional de pedido de materiales, el empleado llenaba un formulario en papel, que llevaba hasta el escritorio de su jefe (lleno de otros papeles similares). Si tenia la suerte de que su jefe encuentre el papel, este procedía a autorizarlo y lo enviaba al sector en donde se compraban los materiales. Si el sector donde se compraban los materiales tenia existencia del material requerido se lo enviaba a quien había hecho el pedido, caso contrario quedaba guardado junto con otros papeles a la espera de que llegue el material. Si el empleado que había hecho el pedido tenia la suerte de que su pedido en papel no se extravíe en ningún lado, al cabo de un tiempo llegaban sus requerimientos.

En el proceso rediseñado, el empleado llena un formulario electrónico, que automáticamente se enviá a su jefe, el cual si lo aprueba automáticamente llega al sector de materiales.  Las ventajas son claras, eliminamos el papel, eliminamos los costos de traslado, costo de almacenaje, eliminamos la posibilidad de que se pierda o que se rompa el papel y queda todo registrado en un sistema. En otras palabras agregamos seguridad eliminando costos. La mayoría de los procesos que involucran papel en una empresa pueden reemplazarse por “workflows”.

Dentro de los llamados proyectos paperless encontramos el concepto Erdr, una tableta electrónica del tamaño de un periodico tradicional, que al conectarse a Internet nos permite navegar y guardar nuestras paginas favoritas de la web. Normalmente luego de leer un periódico o revista en formato papel, van directamente a la basura. Son pocos los países que tienen una recoleccion inteligente de desperdicios y probablemente mas del 80%  del papel que se consume en el mundo no se recicla.

El beneficio económico se da al no gastar dinero en compra de papel y el ecológico esta relacionado con la tala de arboles que se necesitan para hacer las toneladas diarias de papel que el mundo necesita. Debemos pensar y rediseñar nuevos procesos para eliminar el papel de nuestras vidas.

Juan del Rio para LaReserva.com
 
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Flickr - Dimi15

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